Hvad er fortrolige oplysninger og hvordan håndteres de
Det afgørende for, om en oplysning skal anses for fortrolig, vil være en vurdering af, om oplysningen er af en sådan karakter, at den efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab.
Det vil sige oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filoso-fisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, oplysninger om helbredsforhold, seksuelle forhold, oplysninger om strafbare forhold og væsentlige sociale problemer.
Det samme gælder oplysninger om interne familieforhold, f.eks. stridigheder og oplysnin-ger om selvmordsforsøg og ulykkestilfælde.
Herudover vil f.eks. oplysninger om indtægts- og formueforhold, arbejds-, uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold efter omstændighederne også være fortrolige.
Hvad er ikke fortrolige oplysninger?
Oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, og som ikke kan nægtes udleveret efter lov om offentlighed i forvaltningen, vil ikke være af fortrolig karakter.
Det gælder f.eks. oplysninger af rent objektiv karakter, såsom oplysninger om udstedelse af pas, kørekort, jagttegn osv.
Behandling af personoplysninger i videnskabelig/statistisk ar-bejde
Skal du i gang med et projekt, en analyse eller lignende, hvori du har behov for at be-handle personoplysninger, kan du se vejledning på Intranet:
Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering
UC SYDs ESDH-system hedder Fics. Alle medarbejdere kan tilgå systemet, men ikke alle har samme rettigheder. Tildeling af rettigheder sker via ledelsessekretariatet.
Retningslinjer
Systemet er godkendt af Statens Arkiver, og de overordnede retningslinjer for brug af systemet er beskrevet i journalinstruksen
Hvad skal journaliseres?
Dokumenter, som indgår i eller dokumenterer den administrative sags-behandling, skal journaliseres i ESDH-systemet
Dokumenter som har generel interesse i form af videndeling internt i organisationen kan journaliseres i ESDH-systemet
Behandling af fortrolige oplysninger i mails
Når man sender UCSYD mail til en anden UCSYD mail er det sikkert at sende fortrolige data, da forbindelse på vores netværk er højt krypteret.
Når man sender UCSYD mail til en anden mail, der ikke er UCSYD, er det ikke sikkert at sende fortrolige data, da forbindelse foregår ubeskyttet via internettet.
Når man sender fortrolige data i UCSYD mail til en anden mail, der ikke er UCSYD, skal der sendes som sikker mail for at forhindre misbrug af data.
Ved UC SYD kan du sende sikker mail:
- via Outlook med eget medarbejdercertifikat, se vejledning: Signeret og krypter mail Outlook 13-16
- eller via en afdeling/område - sikker postkasse (delt mailboks)